Ai làm email marketing cũng mong muốn email mình gửi đi vào inbox hay hộp thư chính của người nhận. Nhưng câu chuyện không hề đơn giản vì vậy rất nhiều người gửi email marketing thường rơi vào hộp thư Spam.

Làm sao để email rơi vào INBOX.

Đây là một bài viết mang quan điểm cá nhân tổng hợp từ kinh nghiệm của iClick. Không có một giải pháp triệt để giúp email bạn gửi đi là vào inbox người nhận mà chỉ có những lời khuyên giúp bạn tăng tỉ lệ vào inbox cao hơn.

Spam email là vấn nạn mà tất cả nhà cung cấp email nào cũng sợ hãi và đầu tư phòng chống vì vậy bộ máy và giải thuật lọc email của các nhà cung cấp mail ngày một thông minh và phát triển hơn. Nếu bạn vẫn mang quan điểm SPAM khi làm email marketing thì hoàn toàn không nên. Bài viết chỉ hữu ích khi bạn cung cấp một chiến dịch gửi email mà nội dung hấp dẫn, danh sách nhận đúng đối tượng, không làm phiền người nhận.

Sau đây là những lời khuyên để bạn gia tăng tỉ lệ inbox khi gửi email. Lưu ý để có kết quả tốt nhất bạn phải phối hợp tất cả các lời khuyên dưới đây:

Tài khoản gửi chất lượng, dịch vụ gửi uy tín, IP sạch

Bạn gửi email bằng các dịch vụ càng uy tín thì tỉ lệ vào INBOX càng cao. Có các dịch miễn phí như Gmail, Yahoo Mails hay trả phí như Sendgrid, Getresponse, Freshdesk, Amazon SES, ... là những dịch vụ của những hãng lớn rất phổ biến và uy tín.

Trong trường hợp bạn tự gửi đi từ Mail server của bạn thì Domain phải chứng thực và IP phải "sạch sẽ", chưa bị liệt vào blacklist. Bạn có thể kiểm tra tình trạng domain và IP ở một số website sau:

https://www.spamhaus.org/lookup/
http://www.sorbs.net/lookup.shtml
http://www.uceprotect.net/en/rblcheck.php

Nội dung email

Nội dung email là một yếu tố quan trọng để bộ máy nhận mail xếp email bạn vào đâu. Chẳng hạn, Google có thuật toán lọc email ngày một thông minh vì vậy bạn cần soạn nội dung hữu ích cho người dùng, không quá lôi kéo, chứa những từ khóa Spam hay định dạng lòe loẹt, phức tạp.

Một số điểm cần hạn chế khác trong nội dung email như:

- Nội dung đúng đối tượng, có ích cho người nhận, tránh lừa đảo, lôi kéo.

- Không nên viết hoa/in đậm/in nghiên toàn bộ tiêu đề và nội dung

- Không nên dùng quá nhiều ảnh, không nên chèn ảnh có dung lượng nặng

- Không nên quá nhiều font chữ, quá nhiều cỡ chữ, màu sắc

- Không chèn link quá nhiều

- Không sử dụng link rút gọn

- Không nên Sử dụng quá nhiều định dạng HTML

- Phải đảm bảo tỉ lệ text và HTML không phù hợp

- Tránh copy từ word hay bài viết website vào mà không cắt giảm định dạng

- Không nên sử dụng nhiều ký tự đặc biệt, ký tự thừa thải, dấu chấm than, chấm hỏi, ... trong tiêu đề và nội dung

- Không nên chèn từ khóa lôi kéo, spam, lừa đảo vào tiêu đề và nội dung

- Nội dung email phải súc tích, ngắn gọn, mang giá trị cho người nhận

- Phần chân của email phải mạng các nội dung ngắn gọn về doanh nghiệp, địa chỉ, cách liên lạc.

- Cuối email bắt buộc phải có phần hủy nhận email, có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt (sẽ có mục riêng nói vấn đề này)

- Nội dung email cần cá nhân hóa vì cá nhân hóa bộ máy cũng hiểu được bạn đang gửi đúng người, bạn đang chăm sóc khách hàng.

- Sử dụng lời nói lịch sự, có xin lỗi, cám ơn

- Tránh nội dung xấu, kích động, sex, lôi kéo đám đông.

Link hủy nhận email

Vì sao nội dung email gửi đi phải có link hủy nhận email? Vì hai lý do:

1. Để người nhận bấm vào đó khi họ cảm thấy bị làm phiền thay vì họ bấm vào REPORT hay BLOCK. Vì một khi bạn bị REPORT hay BLOCK thì nguy cơ tài khoản gửi, server gửi của bạn bị liệt vào blacklist.

2. Để bộ máy lọc email biết được bạn có cơ chế để người dùng từ chối nhận email, bạn đang chăm sóc khách hàng tốt.

Thường thì có hai dạng hủy đăng ký: hủy đăng ký về một chủ đề hoặc một dạng mail nào đó và hủy đăng ký toàn bộ email từ người gửi. Bạn có thể thêm link để người nhận tự tùy chỉnh về cách mà họ hủy đăng ký nhận email.

Một số nguyên nhân người dùng không nhận email nữa mà người ta thống kê được như sau:

1. Tôi nhận quá nhiều emails (26%)
2. Email không liên quan đến tôi (21%)
3. Tôi nhận quá nhiều email từ công ty này (19%)
4. Những email này luôn cố bán cho tôi thứ gì đó (19%)
5. Nội dung email thì luôn nhàm chán, lập lại và không thú vị (17%)
6. Tôi không có thời gian đọc email (16%)
7. Tôi nhận đúng cái quảng cáo và khuyến mãi mà tôi thấy ngoài các bản in (13%)
8. Các emails toàn tập trung vào thứ công ty muốn, không đủ về những thứ mà tôi muốn (11%)
9. Các emails nhìn lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp (10%)
10. Tôi không tin là các emails cung cấp cho tôi đủ thông tin để quyết định mua hàng (10%)
11. Các emails này nhìn không có hiển thị tương thích trên điện thoai (7%)

Thông tin người gửi và người nhận

Người gửi và người nhận nên có đủ tên và email. Trường hợp bạn không cung cấp tên người gửi thì bộ máy lọc mail sẽ xếp bạn uy tín thấp, tương tự bạn không có tên người nhận thì bộ máy lọc mail có thể hiểu bạn đang gửi cho một đối tượng không quen biết.

Phần tên là gửi và nhận là  một tên đầy đủ hoặc một nhãn rút gọn của tên doanh nghiệp.

Danh sách email nhận

Danh sách email nhận cũng phải đúng đối tượng và loại bỏ những email chết, email hủy đăng ký nhận, email report spam, email report block.

Danh sách gửi đúng đối tượng như là danh sách khách hàng hoặc danh sách đăng ký nhận tin thì khả năng người nhận mở mail và đọc mail là cao và khả năng làm phiền thấp.

Loại bỏ email chết trước khi gửi giúp giảm tỉ lệ thoát (Bounce) cho tài khoản gửi, dịch vụ gửi giúp tài khoản gửi hay dịch vụ gửi an toàn và tăng uy tín. Bạn có thể dùng phần mềm Verify email để lọc email trước khi gửi.

Tránh gửi lại cho người đã hủy đăng ký, nếu bạn tiếp tục gửi cho một người đã hủy đăng ký nhận thì chắc chắn họ sẽ REPORT SPAM hoặc BLOCK bạn.

Danh sách email nhận nên có đầy đủ thông tin để áp dụng cá nhân hóa và làm nhãn tên người nhận.

Tránh gửi lại cho danh dách REPORT SPAM và BLOCK - tuy nhiên việc này khó vì chỉ khi sử dụng một số dịch vụ gửi mail trả phí bạn mới biết được ai REPORT bạn.

Cách gửi email

Bộ máy lọc email cũng dựa vào cách gửi của bạn để đánh giá email bạn. Một số lưu ý về cách gửi một chiến dịch email:

- Không nên gửi nhiều nội dung tương tự nhau cho cùng một email trong một thời gian ngắn

- Mật độ gửi hợp lý, không quá dày đặt.

- Không gửi mail đến nhiều người nhận trong cùng một công ty

- Sử dụng phần mềm gửi kém chất lượng

- Khi bạn sử dụng hộp mail miễn phí có giới hạn như Gmail thì phải chú ý tốc độ gửi hai mail liên tiếp, tránh gửi vượt giới hạn

- Đề nghị người nhận thêm bạn vào danh sách liên lạc của họ hoặc chuyển email bạn vào INBOX nếu lỡ rơi vào SPAM

Tổng kết

Trên đây là những kinh nghiệm và iClick có thể chia sẻ bạn để gửi email marketing vào inbox và đạt hiệu quả. Bạn nên thực hiện theo những lời khuyên trên chúng tôi tin rằng tỉ lệ INBOX của bạn sẽ được cải thiện.

Bạn nên áp dụng tất cả từ tài khoản gửi, dịch vụ gửi, tiêu đề, nội dung, thông tin gửi nhận và cách gửi để có hiệu quả tốt nhất nhất.

Nói không với SPAM, nói không với email rác.

Một số phần mềm hỗ trợ và gửi email marketing hiệu quả của iClick:

- Verify email

- iClick Editor

- Gmail Marketing

- Bulk Share Google Drive

- SendGrid Pro

- Send Email Freshdesk

- Email Marketing

Chúc bạn thành công, iClick.